ArchivesSpace bietet einen dateibasierten Import und Export in verschiedenen Formaten an, welchen wir als Hausaufgabe testen sollten.

Import

Als Erstes sollten wir die Beispieldaten der American Association of Industrial Editors als raw XML herunterladen. Bereits an diesem Punkt scheiterte ich beinahe, da ich den Link zum Download nicht gefunden habe. Und als ich den Link gefunden habe, wusste ich nicht, wie ich die Datei speichere in Firefox kann.

Als ich es dann endlich geschafft hatte, importierte ich die Beispieldaten im EAD-Format in ArchivesSpace und verglich die Anzeige in meinem System mit jenen der HTML-Ansicht.

Datensatz in meinem Archivsystem
Datensatz der American Association of Industrial Editors ist nun in meinem Archivsystem

Vergleich der Import-Datei
Unterschiede der beiden Dateien, links HTML-Ansicht, rechts mein System

Folgende Punkte habe ich festgestellt:

  • Die Ressourcen in ArchivesSpace fand ich unübersichtlicher, ich hatte Mühe mich zurecht zu finden, da war die HTML-Ansicht praktischer im Umgang.
  • Da zum Inventar keine Daten vorhanden waren, konnte auch kein Import erfolgen
  • Der Zeitraum in der HTML-Ansicht ist länger (s. Markierung Printscreen)

Export

In einem zweiten Schritt wurden die zuvor importierten Datensätze im Format MARCXML exportiert. Es erfolgte ein weiterer Abgleich zwischen der exportierten MARCXML-Datei und ArchivesSpace, dabei wurde geprüft, ob der Export verlustfrei war.

Vergleich der Export-Datei
Links Ausschnitt aus MARCXML-Datei, rechts Datensatz in ArchivesSpace

Auch beim Export konnte ich einige Punkte feststellen:

  • Die Notes sind zwar vorhanden, aber ohne Labels (Abstract, Biographical History etc.).
  • Die Umwandlung eines Archivdatensatzes in ein Bibliotheksdatensatz scheint funktioniert zu haben, denn so ist z.B. das EAD-Feld titleproper in das MARC-Feld 245 umgewandelt worden und auch der Urheber (EAD origination) ist im MARC-Feld 110 vorhanden.
  • Ich kann jedoch die Daten aus dem Abschnitt «Finding Aid Data» nicht im MARCXML-Satz finden

Ich schliesse deshalb daraus, dass der Export nicht ganz verlustfrei war.

Nachtrag: Die Dozenten erklärten in der nächsten Unterrichtseinheit den Grund: ArchivesSpace enthält mehr Informationen als MARCXML, womit in MARC21 nicht alle fürs Archiv benötigten Angaben vorhanden sind, und einige Daten verloren gingen bei der Übernahme.

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